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四川川府儀表有限公司合同評審程序
1. 目的
對確保顧客的需要和期望得到充分理解的過程做出規定,并加以實施和保持。
2. 范圍
適用于對顧客要求的識別,對產品要求的評審及與顧客的溝通。
3. 職責
3.1業務部負責識別顧客的需求與期望,組織有關部門對產品需求進行評審,并負責與顧客溝通。負責評審售后服務的保證能力和采購能力。
3.2 質檢部負責評審對新產品質量要求的檢測能力。
3.3 生產部負責評審新產品的生產能力、交貨期。
3.4 技術部負責評審技術協議的可行信。
3.5 總經理負責審批特殊合同的評審。
4. 程序
4.1 顧客需要或產品要求的識別
應識別顧客對產品的需求與期望,根據顧客規定的訂貨要求,如合同草案、技術協議草案、口頭訂單等填寫《合同評審表》:
a) 顧客明示的產品要求,包括產品質量要求、交貨期、交付方式、售后服務、價格等。
b) 顧客沒有明確要求,但預期或規定的用途所必需的產品要求。
c) 顧客沒有規定,但國家強制性標準及法律法規規定的要求。
4.2 評審的原則
評審應在投標、合同簽訂之前進行,應確保:
a) 顧客或產品要求(包括顧客的要求和公司自行確定的附加要求)得到規定。
b) 顧客沒有以文件形式提供要求時(如口頭訂貨),顧客要求得到確認。
c) 與以前表達不一致的合同或訂單要求(如投標或報價單)己予以解決。
d) 公司有能力滿足規定的要求。
4.3 合同的分類
a) 常規合同: 對公司定型產品所定的合同。
b) 特殊合同: 常規合同之外的銷售合同,如新產品開發或定型產品重大改進的合同。
4.4 評審流程
a) 對于有現貨的常規合同由業務部直接將顧客的要求填寫在訂貨單上,經顧客確認簽名,即完成了評審。
b) 對于無現貨的常規合同,則由業務部用《合同評審表》按3的規定進行會簽式評審,最后由業務部綜合各部評審意見,做出結論性意見,簽名確認即完成了評審。會簽式評審時間不能超過一天。
c) 對于特殊合同應在收到信息一天內開始進行會議式評審,各相關部門應充分發表意見，進行討論,達成共識。并在《合同評審表》上各部門簽署意見,報送總經理批準。
合同評審程序 版本號A/0 共2頁 第2頁d) 對于口頭訂貨,由業務部將顧客要求填入《訂貨確認單》,傳真或郵寄給顧客確認簽名,再按上述規定進行評審。
e) 業務部負責保存《合同評審表》、《訂貨確認單》、《訂貨單》會議評審記錄等資料。
4.5 合同簽訂和實施
a) 經過評審后同意簽訂合同的,即可與顧客簽訂訂貨合同,顧客在《訂貨單》上簽名確認后,合同生效。
b) 合同簽訂后,業務部應將相關文件發到各有關部門,作為生產、采購、檢驗的依據。
c) 業務部負責合同執行的監督,根據需要將信息與顧客溝通。
4.6 合同的變更
a) 因某些原因顧客或本公司對合同要變更,由業務部與顧客溝通,雙方達成共識。
b) 必要時對合同變更部份再次進行評審。
c) 變更的合同內容應用文字材料通知各有關部門。
5.相關文件
《文件和資料控制程序》
《記錄控制程序》
6.記錄
《合同評審表》
《訂貨確認單》
《訂貨單》
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